Envía correo personalizado a grupos de remitentes con Thunderbird.

No seguinte artigo veremos como facer un envío costume a un grupo de persoas co xestor de correo Thunderbird. Esta opción é moi útil nun centro educativo, xa que podemos crear listas de alumnos ou pais e enviar correos electrónicos personalizados a distintos grupos (para as aulas, titoriais, especialidades, ciclos, etc.).

INSTALAR A EXTENSIÓN FUSIÓN DE CORREO

O primeiro que debemos facer é instalar a extensiónCombinación de correspondencia que nos permitirá enviar correo xuntos. Para isoaccedemos ao menú Ferramentas Correo Thunberbird. Unha vez aberto o menú Ferramentas, aparecerá un submenú no que teremos que faceloseleccione a opción Complementos. A continuación abrirase unha pestana para xestionar complementos. Por combinación de correspondencia instalada, accedemos á caixa de busca, escribimos o nome do complemento, que no noso caso é a combinación de correspondencia, e prema a tecla Intro. Premendo Intro buscarase a extensión. Unha vez oposto, prema o botón Engadir a Thunderbird e instalarase a extensión. Unha vez instalada a extensión, pechamos Thunderbird e reabrimos. Unha vez que teñamos dispoñible todo o software necesario, xa podemos comezar a escribir o noso correo electrónico.

CREAR O MODELO

Digamos que queremos enviar un correo electrónico a cada unha das familias da titoría de Segundo C. Para convocar a reunión comezamos a escribir o correo coa particularidade de que as pezas a personalizar terán que ir escritas entre corchetes. Entón, a conclusión é que estamos ansiosos por iso: Segundo C encontro de pais da alumna Cristina Pérez A parte a personalizar é o nome do alumno. Polo tanto nósteremos que substituír a Cristina Pérez para calquera referencia entre corchetes como se mostra a continuación: Segunda C Reunión de pais do alumno {{alumnado}} Os campos a personalizar poden ser os seguintes (ver a imaxe a continuación):

A: O campo A: situado debaixo da parte onde poñemos o noso enderezo de correo electrónico, obviamente será variable, porque cada correo electrónico que enviemos será enviado a un enderezo de correo electrónico diferente. Alí poñeremos a referencia {{correo}} Asunto: Como mencionamos antes, o campo Asunto: é variable porque en cada un dos correos electrónicos que enviamos, esta parte será diferente. Aquí poñeremos a referencia {{alumnado}} Texto corporal: Se queremos, Tamén se poden colocar referencias de corchetes e personalizar o corpo da mensaxe, por exemplo, engadindo tamén o nome do alumno con {{alumnado}}Unha vez rematada a redacción, debemos gardala como modelo. Para iso, accede ao menú Ficheiro. Unha vez accedimos ao menú, aparecerá un submenú no que debemos seleccionar a opción Nomea e garda. Finalmente, aparecerá outro menú despregable no que seleccionaremosModelo. Ou selecciona a opción que se mostra na imaxe de abaixo:

PREPARA UNHA LISTA PARA O ENVÍO DE CORREOS

Unha vez que teñamos preparado e gardado o modelo, xa podemos comezar a preparar a lista que se utilizará para enviar correos electrónicos. Usarémolo para iso a folla de cálculo de LibreOffice.

Unha vez aberta a folla de cálculo, como se pode ver na captura de pantalla, na primeira fila en cada unha das columnas temos que escribir o nome dos campos que queremos modificar, que, se observamos o apartado anterior, veremos que o soncorreoalumnado: entón, necesitamos cubrir as filas de cada un dos campos a personalizar. Polo tanto:

na columna A, que contén o campo correo, poñeremos todos os enderezos de correo electrónico que queremos enviar.

na columna B, que contén o campo alumnado, teremos que poñer o nome do alumno ao que se dirixiu o correo electrónico. Unha vez rematada a base de datos podemos gardala en formato .csv. Para iso, accede ao menú Ficheiro. Cando se amose o submenú, seleccione a opción Gardar como. Na fiestra Aldea el oseleccione o formato onde queremos gardar o ficheiro, o formato.csv.

Unha vez seleccionado o formato, só temos que poñerlle un nome ao noso ficheiro, seleccionamos a localización onde queremos gardala e finalmente prememos o botón Gardar. Unha vez que prememos o botón gardar, aparecerá outra xanela.:

Nesta ventá teremos que faceloseleccione o tipo de codificación do noso ficheiro, así como os delimitadores de campo e texto xuntos con outras opcións de configuración. Unha vez seleccionadas, só faltan as opcións relevantesprema o botón Aceptar. Despois de premer o botón Está ben xerarase o noso ficheiro .csv, que contén toda a información necesaria para enviar correos electrónicos masivos.

ENVIAR CORREOS

Unha vez completados todos os pasos, só nos queda enviar os correos electrónicos. Para enviar as mensaxes abrimos o xestor de correo Thunberbird e recuperamos o modelo que xeramos para enviar o correo. Para iso, imos ao cartafol Modelos, buscamos o noso modelo e facemos dobre clic nel para abrilo.

Unha vez aberto o modelo, abrimos o menú Ficheiro e executamos a opción Combinación de correspondencia. entón aparecerá a seguinte xanela:

Esta xanela é onde temos que dicir a MailMerge, que é o ficheiro .csv que enchemos anteriormente, e podemos programar o envío dos teus correos electrónicos.En cada un dos distintos campos desta xanela podemos seleccionar as seguintes opcións:

Fonte do campamento: Neste campo teremos que seleccionar a opciónCSV, xa que a información para personalizar correos electrónicos está contida nun ficheiro .csv. Modo de entrega de campamento: Neste campo debemos ter en conta 3 opcións.Enviar agoraEnviar máis tarde iEnviar como borrador.

A opciónEnviar agora permítenos enviar un correo electrónico inmediatamente cada certo tempo (indicando por que número de cliente da base de datos queremos comezar e por que número queremos rematar).

Coa opciónEnviar máis tarde gárdase unha mensaxe na caixa de saída para cada rexistro da base de datos. Esta operación leva pouco tempo en completarse. Unha vez que a caixa de saída contén todos os correos electrónicos, e unha vez que comprobamos que os correos electrónicos se mostran correctamente, temos que ir ao menú Arquivo e unha vez no menú temos que seleccionar a opción Enviar mensaxes para enviar (tamén facendo clic co botón dereito sobre a caixa de saída). Unha vez seleccionada a opción, todos os correos electrónicos enviaranse aos seus destinatarios.

A opciónEnviar como borrador: Permítelle programar os envíos a unha hora e unha frecuencia específicas. Unha vez enviado o correo, as mensaxes permanecerán no cartafol de borradores, á espera de que chegue a hora da entrega que determinamos..

Formato de campamento: Neste campo podemos escoller entre as opcións Texto simpleHTML o Ambos. Se escollemos a opción Texto plano, os nosos correos electrónicos enviáronse en texto plano e, polo tanto, non se poden mostrar as imaxes incrustadas ou vinculadas a el. Se escollemos a opción HTML, o correo electrónico enviarase en formato HTML e despois o persoal que reciba a mensaxe poderá ver as imaxes incrustadas e o resto do contido formateado con código html (como a negra, cursiva ou ligazóns).

Anexo de campamento: Nun correo masivo, ou envío múltiple, non é recomendable incluír anexos, porque o que nos interesa son correos lixeiros para non saturar o servidor e porque non nos consideran spammers. Non obstante neste campo se queremos podemos engadir o enderezo do ficheiro que queremos anexar no correo. Deste xeito, todos os correos electrónicos enviados conterán un anexo. Se non nos gusta así, podemos engadir o ficheiro que queremos enviar directamente ao modelo que temos preparado.

Arquivo de campamento: Neste campo temos que indicar a ruta do noso ficheiro .csv. Teremos que premer na opción Explorar. Facendo clic aparecerá o navegador de ficheiros. No explorador de ficheiros buscamos e seleccionamos o ficheiro correcto.

Conxunto de personaxes de campamento: Neste campo e nos dous seguintes, debemos indicar a mesma información que utilizamos para codificar o ficheiro .csv. Como o ficheiro csv que codificamos en formatoUnicoide (UTF-8), neste campo tamén debemos indicar que a codificación é do tipo UTF-8. Se codificamos a base de datos en formato Windows-1252, neste apartado debemos seleccionar a opción Windows-1252.

Camp Field Delimeter: No ficheiro .csv definimos que o campo delimitador era unha coma (,). Polo tanto neste campo teremos que seleccionar , co campo delimitador.

Camp Text Delimeter: No ficheiro .csv definimos que o texto delimitador eran dúas comiñas (). Polo tanto neste campo teremos que seleccionar co texto delimitador.

Inicio de Campamento: Neste campo necesitamos indicar o número de fila da nosa base de datos para o que queremos que o noso cliente de correo electrónico comece a enviar correos electrónicos.

Parada de campamento: Neste campo necesitamos indicar o número de fila da nosa base de datos para o que queremos que o noso cliente de correo electrónico remate de enviar os correos electrónicos.

Pausa de campamento: Neste campo debemos indicar cantos segundos queremos que se envíe un correo electrónico. Este campo é útil porque se enviamos moitos correos electrónicos nun curto período de tempo, a nosa conta de correo electrónico pode considerarse spam.

Campamento At(só activo cando seleccionamos a opción Enviar como borrador): Neste campo podemos indicar a hora e o día no que queremos que se envíe o correo.

Campamento Recur(só activo cando seleccionamos a opción Enviar como borrador): Neste campo podemos seleccionar as opciónsDiariamenteSemanalmenteMensuais i Anual. Deste xeito podemos indicar con que frecuencia queremos que se repita o envío.

Campamento Cada(só activo cando seleccionamos a opción Enviar como borrador): Neste campo temos que indicar cantos días, semanas, meses ou anos queremos que se repita o envío.


E xa o temos! Aquí tes unha captura de pantalla coa opción predeterminada, Enviar máis tarde que envía correos electrónicos ao Caixa de saída onde podemos comprobar que os nosos correos electrónicos están listos para ser enviados (fai clic co botón dereito en enviar).

Agardamos que este artigo che resulte útil e que che facilite o teu día a día no teu colexio.. Este artigo publicouse por primeira vez no Boletín CvTIC núm 24 .

Deixe un comentario

5 × un =

"edutictac.es