Envío de correo personalizado a grupos de remitentes con Thunderbird.

En el siguiente artículo veremos cómo realizar un envío personalizado a un grupo de personas con el gestor de correo Thunderbird. Esta opción es muy útil en un centro educativo, ya que podemos crear listados de alumnos o de madres/padres y enviar correos personalizados a diferentes agrupamientos (por aulas, tutorías, especialidades, ciclos, etc.).

INSTAL· LAR LA EXTENSIÓN MAIL MERGE

Lo primero que necesitamos es instalar la extensiónMail Merge que nos permitirá realizar el envío conjunto de correos. Para elloaccedimos al menú Herramientas de correo Thunberbird. Una vez abierto el menú Herramientas se desplegará un submenú en el que deberemosseleccionar la opción Complementos. Seguidamente se abrirá una pestaña para administrar los complementos. Para instalar Mail Merge, accedimos al cuadro de búsqueda, escribimos el nombre del complemento, que en nuestro caso es mail merge, y presionamos la tecla Enter. Después de presionar a Enter se realizará la búsqueda de la extensión. Una vez opuesta, presionamos el botón Agregar a Thunderbird y la extensión se instalará. Una vez instalada la extensión, cerramos Thunderbird y lo volvemos a abrir. Una vez tenemos todo el software necesario disponible, ya podemos empezar a redactar nuestro correo.

ELABORAR LA PLANTILLA

Imaginemos que queremos enviar un correo a cada una de las familias de la tutoría de Segundo C. Para convocar la reunión empezamos a redactar el correo con la particularidad de que las partes a personalizar las tendremos que escribir entre claudátores. Así a modo de ejemplo si en el asunto del correo queremos poner: Reunión Segundo C padres del alumno Cristina Pérez La parte a personalizar es el nombre del alumno. Por lo tanto nosotrostendremos que sustituir a Cristina Pérez por una referencia cualquiera entre claudátores tal como se muestra a continuación: Reunión Segundo C padres del alumno {{alumnado}} Los campos a personalizar pueden ser los siguientes (ver imagen a continuación):

A: El campo A: situado bajo de la parte donde ponemos nuestra dirección de email, obviamente será variable, ya que cada mail que enviamos irá dirigido a una dirección de email diferente. Allí pondremos la referencia {{mail}} Asunto: Como hemos comentado antes, el campo Asunto: es variable porque en cada uno de los correos que enviamos, esta parte será diferente. Acá pondremos la referencia {{alumnado}} Texto del cuerpo: Si lo deseamos, también se pueden poner referencias entre claudátores y personalizar el cuerpo del mensaje, por ejemplo, añadiendo también el nombre el alumnado con {{alumnado}}Una vez completada la redacción debemos guardarla como plantilla. Para ello accedimos al menú Fichero. Una vez hayamos accedido al menú se desplegará un submenú en el que deberemos seleccionar la opción Llama y guarda. Finalmente aparecerá otro menú desplegable en el que seleccionaremosPlantilla. O seleccionar la opción que aparece en la siguiente imagen:

PREPARAR UN LISTADO PARA EL ENVÍO DE LOS CORREOS

Una vez tenemos preparada y guardada la plantilla, ya podemos empezar a preparar el listado que nos servirá para enviar los correos. Utilizaremos para ello la hoja de cálculo de LibreOffice.

Una vez abierta la hoja de cálculo, tal como se puede ver en la captura de pantalla, en la primera fila de cada una de las columnas debemos escribir el nombre de los campos que queremos modificar, los cuales, si miramos en el apartado anterior, veremos que sonmailalumnado: Seguidamente, debemos rellenar las filas de cada uno de los campos a personalizar. Así por tanto:

En la columna A, que contiene el campo mail, iremos poniendo la totalidad de direcciones de correo a las que queremos enviar.

En la columna B, que contiene el campo alumnado, tendremos que poner el nombre del alumnado al que va dirigido el correo. Una vez acabada la base de datos ya la podemos guardar en formato .csv. Para ello accedimos al menú Archivo. Al desplegarse el submenú seleccionamos la opción Llama y desa. En la ventana Desa tenemos queseleccionar el formato en el que queremos guardar el archivo, el formato.csv.

Una vez seleccionado el formato tan solo tenemos que poner un nombre a nuestro archivo, seleccionar la ubicación donde lo queremos guardar y finalmente presionar el botón Guardar. Una vez hayamos presionado encima del botón guardar nos aparecerá otra ventana:

En esta ventana deberemosseleccionar el tipo de codificación de nuestro archivo así como los delimitadores de campo y de texto junto con otras opciones de configuración. Una vez seleccionadas las opciones pertinentes tan sólo faltapresionar el botón De acuerdo. Después de presionar el botón De acuerdo se generará nuestro archivo .csv que contiene toda la información necesaria para realizar el envío masivo de mails.

ENVIAR LOS CORREOS

Una vez realizados la totalidad de los pasos tan solo nos falta enviar los correos. Para enviar los mensajes abrimos el gestor de correo Thunberbird y recuperaremos la plantilla que generamos para enviar el mail. Para ello, nos vamos a la carpeta Plantillas, buscamos nuestra plantilla y hacemos doble clic encima de ella para que se abra..

Una vez abierta la plantilla, abrimos el menú Archivo y ejecutamos la opción Mail Merge. Seguidamente aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana es donde deberemos indicar a MailMerge, cuál es el fichero .csv que hemos rellenado anteriormente, y además podremos programar el envío de nuestros emails.En cada uno de los diferentes campos de esta ventana podemos seleccionar las siguientes opciones:

Camp Source: En este campo deberemos seleccionar la opciónCSV, ya que la información para personalizar los emails está contenida en un archivo .csv. Camp Deliver Mode: En este campo debemos considerar 3 opciones.Send NowSend Later iSend as a draft.

La opciónSend Now nos permite enviar de manera inmediata un correo cada poco tiempo (indicando por qué número de cliente de la base de datos queremos empezar y por qué número queremos acabar.).

Con la opciónSend Later se guarda en la bandeja de un mensaje por cada registro en la base de datos. Esta operación tarda poco tiempo en hacerse. Una vez que la bandeja de salida contenga todos los emails, y una vez hayamos comprobado que los mails se visualizan correctamente, nos tenemos que ir al menú Fichero y una vez dentro del menú debemos seleccionar la opción Envía los mensajes para enviar (también haciendo clic secundario en la bandeja de ensueño). Una vez seleccionada la opción se enviaron la totalidad de correos a sus destinatarios.

La opciónSend as a Draft: Permite programar envíos a una hora determinada y con una periodicidad determinada. Una vez enviado el correo los mensajes quedarán en la carpeta borradores esperando que llegue la hora del envío que hemos determinado..

Camp Format: En este campo podemos elegir entre las opciones Plain TextHTML o Both. Si escogemos la opción Plain text, nuestros emails se enviaron en texto plano y por lo tanto no se podrán mostrar las imágenes incrustadas o enlazadas en él.. Si escogemos la opción HTML, el mail se enviará en formato HTML y entonces el personal que reciba el mensaje sí podrá ver las imágenes incrustadas y el resto de contenido formatado con código html (como las negritas, cursivas o enlaces).

Camp Attachment: En un envío de mails masivo, o envío múltiple, no es muy aconsejable incluir archivos adjuntos, ya que lo que nos interesa son mails ligeros para no saturar el servidor y porque no nos consideran spammers. No obstante en este campo si queremos podemos añadir la dirección del archivo que queremos adjuntar en el mail. De esta manera todos los mails enviados contendrán un archivo adjunto. Si esta forma no nos gusta, podemos añadir el archivo que queremos enviar directamente en la plantilla que hemos preparado.

Camp File: En este campo debemos indicar la ruta de nuestro fichero .csv. Tendremos que clicar la opción Browse. Al clicar aparecerá el navegador de archivos. En el navegador de archivos buscamos y seleccionamos el archivo correcto.

Camp Character set: En este campo y los dos siguientes debemos indicar la misma información que hemos utilizado para codificar el fichero .csv. Como el fichero csv hemos codificado en formatoUnicoide (UTF-8), en este campo también deberemos indicar que la codificación es del tipo UTF-8. Si la base de datos la modificamos en formato Windows-1252, en este apartado deberemos seleccionar la opción Windows-1252.

Camp Field Delimeter: En el fichero .csv definimos que el campo delimitador era una coma (,). Por lo tanto en este campo deberemos seleccionar , como campo delimitador.

Camp Text Delimeter: En el fichero .csv definimos que el texto delimitador eran dos comillas (). Por lo tanto en este campo deberemos seleccionar como texto delimitador.

Camp Start: En este campo debemos indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico comience a enviar los mails..

Camp Stop: En este campo debemos indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico acabe de enviar los mails..

Camp Pause: En este campo debemos indicar cada cuantos segundos queremos que se envíe un email. Este campo es útil ya que si enviamos muchos mails en un periodo de tiempo talle, es posible que nuestra cuenta de correo pueda ser considerada spam.

Camp At(sólo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos indicar la hora y el día en que queremos que se envíe el mailing.

Camp Recur(sólo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos seleccionar las opcionesDailyWeeklyMonthly i Yearly. De esta manera podemos indicar la periodicidad con la que queremos que se repeta el envío del mailing.

Camp Every(sólo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo debemos indicar cada cuántos días, semanas, meses o años queremos que se repeta el mailing.


Y ya lo tenemos! Acá una captura con la opción por defecto, Send Later que envía los correos a la Bandeja de ensueño donde podemos comprobar que nuestros correos están listos para ser enviados (botón derecho enviar).

Esperamos que este artículo haya sido de vuestra utilidad y que vos facilite la tarea diaria en vuestro centro educativo.. Este artículo fue publicado por primera vez en el boletín CvTIC núm. 24 .

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