“Pedir cita” con formularios de PortalEdu

A continuación encontraréis una copia de un post publicado originalmente en https://portal.edu.gva.es/cvtic/va/cita-portaledu/ que recupere en este espacio por si a alguien le puede ser útil.

Debido al estado de pandemia por la COVID-19 del año 2020 (o por otros motivos) muchos centros educativos pueden tener necesidad de convocar a las familias con hora previa para evitar aglomeraciones de gente en algunos espacios del centro.. Gracias a la herramienta de formularios de PortalEdu podemos generar un formulario sencillo que permitía reservar un horario de atención cuando se pide cita.

Para hacerlo, tenemos que crear un formulario con la herramienta (llamada Gravity Forms), incluir un campo para escoger el día desde un listado desplegable, incluir los campos necesarios para escoger la hora (tantos como días disponibles habrá) i, por último, configurar los campos de forma adecuada para que no se puedan pedir citas duplicadas en el mismo horario. A continuación os dejamos los pasos a seguir con las capturas de pantalla correspondiente, uno enlace al fichero que contiene un formulario de ejemplo por si queréis aprovecharlo y el formulario de ejemplo con anotaciones extra para que vea cómo funciona.

Queremos agradecer a @elclariogroc i @aulamagica12 para compartir este recurso en el grupo de telegram de la comunidad de usuarios de PortalEdu en Telegram

Pasos a seguir

Vamos a Tablero -> Formularios -> Nuevo Formulario

Rellenemos el nombre y descripción del formulario y hacemos clic en el botón “Crea formulario”.

A continuación elegiremos los campos que consideramos interesantes para contactar con las familias, en la siguiente captura tenéis un ejemplo.

Los campos que sirven para reservar cita son los dos últimos, los correspondientes al día y hora de la cita

El primero es un campo de tipo “Desplegable” y la hora es de tipo “Botones de opción”. Pasamos ahora a ver cómo están configurados. En el desplegable ponemos los días de la semana que queremos incluir en el formulario, como en la siguiente imagen:

Y en los botones de opción correspondientes al horario que puede elegir el usuario lo que hacemos es habilitar la lógica condicional en la pestaña “Avanzado” para mostrar sólo el horario del día de la semana elegido. A este campo tantas veces como días añadimos al desplegable anterior..

Por último, en la pestaña “General” marcamos las opciones “Obligatorio” i “Sin duplicados” para evitar que dos usuarios reserven el mismo horario.

Cuando el usuario completa el formulario le llega una copia a su correo. Esto se configura en la sección “Configuración” -> “Confirmaciones”

Con variantes de este formulario podéis crear otros adaptados a vuestros centros. Como por ejemplo añadir a la sección “Notificaciones” el correo del tutor para que cuando la familia reserve horario le llegue automáticamente aviso a su buzón.

Fichero con el formulario para la descarga

Por último vos dejamos este ejemplo para comprobar el funcionamiento y para importar en vuestra página de PortalEdu directamente si queréis hacer pruebas. Descargar.

Formulario de ejemplo

A continuación, por debajo de la línea horizontal podéis ver un formulario demostrativo para que se vea cómo queda esta funcionalidad. Podéis elegir, por ejemplo, el primer día a la primera hora y veréis qué pasa si ya está ocupada.


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