Videoconferències docents. Bones práctiques

Introducció

Des que es va decretar l’estat d’alarma, els equips docents dels centres educatius troben necessari reunir-se, i ara ho fan remotament i per videoconferència. Els casos més comuns són els CLAUSTRES i les COCOPE, però també les reunions de departaments, grups de treball i similars.

Si estàs buscant recomanacions per tal de fer el mateix però amb l’alumnat, el nostre company Tàfol ens ha escrit els seus cinc cèntims.

Aquestes reunions tenen unes característiques molt específiques, no exentes de dificultats i no està de més seguir uns consells o bones pràctiques per tal de dur a terme amb èxit la congregació.

A continuació disposeu d’un resum d’elles amb l’objectiu de què servisquen per a estalviar problemes i temps.

Ordre del dia

Recomanable disposar d’ell almenys 48 hores abans de la cita, junt amb la durada estimada i l’horari. Amb aquest document es pot facilitar així mateix tota aquella documentació que siga necessària consultar, enllaços, referències a reunions anteriors, etc. Una bona manera de fer-ho seria mitjançant el correu electrònic i vincular-ho amb alguna eina de calendari digital o en línia.

Lloc

Estem tots a casa i la gran majoria de nosaltres tenim a la família amb nosaltres. És inevitable sofrir interrupcions, freqüentment necessàries. Per això, sempre que siga possible i depenent de les circumstàncies de cadascú, serà convenient trobar un lloc a la nostra llar on trobem la calma més gran possible: habitació, despatx, pati, etc. D’altra banda, cal parlar amb la família i explicar-los que anem a fer una videoconferència de treball i que necessitarem uns minuts de tranquil·litat i silenci.

Puntualitat i duració

En les reunions a distància, és fonamental fomentar la puntualitat dels assistents, així com complir els horaris establerts. Quant als participants, cal que es connecten almenys amb 10 minuts d’antelació per comprovar que tot està correcte i en funcionament. Això o bé prendre en consideració que els primers 10 minuts seran per tal de fer comprovacions i ajusts fins que tothom estiga a punt. Això és inevitable.

Seguint amb els motius abans esmentats, també és recomanable informar sobre la durada estimada de la reunió, pel mateix motiu, no seran reunions en soletat. Aquest aspecte facilitarà que ens puguem planificar també amb les tasques domèstiques.

La persona moderadora

És una qüestió clau per a l’èxit de la reunió. Algú ha d’organitzar i posar ordre. Les seues principals funcions serien:

  • Fer la presentació de la reunió i l’ordre del dia
  • Recordar el procediment a seguir en cas d’incidències tècniques
  • Organitzar la des/activació de micròfons i càmeres
  • Informar com cal demanar la paraula
  • Enumerar els punts a tractar i anar avançant sobre ells
  • Organitzar els torns de paraula
  • Fomentar la participació
  • Obrir torn de precs i preguntes
  • Donar per acabada la reunió

D’altra banda i, com és lògic, la resta de docents s’haurà de comprometre a respectar tant aquesta figura moderadora com a les decisions que prenga en cada moment.

La persona tècnica

També és convenient que una de les persones assistents s’encarregue de qüestions tècniques, d’una banda prestarà ajuda a la persona moderadora, com pot ser l’activació i desactivació de micròfons i càmeres o fer comprovacions de funcionament, i d’altra atendrà les possibles incidències que es puguen produir durant el transcurs de la videoconferència. Evidentment, hauria de ser diferent de la persona moderadora.

Tant la persona moderadora com les assistents la contactaran, sempre com a darrer recurs després de seguir els passos per tractar de resoldre’s cadascú el problema pels seus mitjans.

Es prendrà nota de tot allò que li comuniquen per tal de donar solució o millorar-ho en pròximes reunions. Amb aquesta figura s’eviten les contínues interrupcions en la videoconferència, del tipus “M’escolteu? No sent res! Qui parla?…”.

Computadora, tauleta o mòbil?

Sempre és millor i més còmode utilitzar un PC per diversos motius: permet una millor connexió, la pantalla és més gran i te més capacitat visual, disposa d’un teclat per si hem d’enviar algun missatge al mateix temps, també disposem de ratolí i permet la consulta de documents relacionats amb la reunió gràcies a la multitasca, per exemple.

L’ús de la tauleta seria la segona opció en cas de no disposar d’un equip de sobretaula o portàtil. També disposa d’una pantalla gran però no té la majoria dels avantatges de l’anterior i la multitasca està més limitada.

Per últim, si no tenim altra opció al nostre abast, podriem seguir la reunió mitjançant un telèfon mòbil però amb moltes més limitacions, que el lector podrà imaginar.

Auriculars i micròfons

D’una banda, es recomana l’ús de maquinari adequat per fer videoconferències, és a dir, utilitzar uns auriculars i micròfons de qualitat, externs al teu equip. Si això no és possible, utilitza almenys auriculars. El motiu és simple: millora enormement la qualitat del so i la seua intel·ligibilitat, evita acobles quan el so que se sent pels altaveus del teu equip torna a entrar pel micròfon i així sense fi. Tot plegat multiplicat pel nombre d’assistents. En el següent vídeo tens uns consells i pots agafar idees sobre el tema: 

https://www.youtube.com/watch?v=0tUBkxAP_7E

D’altra banda, en reunions de moltes persones, és important que els assistents entren amb el micròfon apagat o l’apaguen tant punt entren. La persona qui modere s’encarregarà d’indicar quan s’ha d’activar per tal de parlar.

Per últim i no menys important, no oblideu comprovar que el vostre maquinari funciona, feu proves abans.

La càmera

En realitat, no és imprescindible i de vegades altera el bon funcionament de la reunió. En moltes ocasions ocorre que s’espera que a tots li funcione la càmera per començar quan, en el fons, no és necessari.

Es pot engegar només quan la persona moderadora ho indique i sempre que siga adequat per mostrar alguna imatge, document, llenguatge corporal, expressió, gests, etc. Una bona pràctica seria que només la persona moderadora el participant que parle la tinguen activada.

Present!

Quan un assistent es connecta, cal que es presente, per exemple, escriure en el xat una salutació o demanar la paraula a la persona moderadora. Al mateix temps, es pot aprofitar i comprovar amb ella que la veu i la imatge funcionen correctament.

També cal identificar-se, és a dir, posar-se el nom. Si l’eina de videoconferència ja ho configura, perfecte. Si no, cal escatir com es fa, perquè la resta d’assistents necessitaran saber qui és cadascú.

Demana la paraula

I cal estar atent/a si el moderador us la dóna. Feu-ho seguint el procediment establert prèviament per qui modera. Parleu quan siga el vostre torn. Tingueu a ma aigua per a beure si aneu a parlar molt!

El telèfon com a alternativa

Perquè sempre és millor atendre a la reunió que no atendre (i no saber el que s’ha dit), encara que siga amb limitacions, els participants hauran de conèixer si és possible utilitzar la connexió telefònica de manera addicional. Serveis com Jitsi i Webex disposen d’aquesta opció.

Protegiu la videoconferència

Avui dia amb l’auge de les videoconferències, surten els problemes, un d’ells és el Zoombombing. Un altre és la seua combinació amb els deepfakes. Si ho considereu convenient i l’eina ho permet, protegiu la reunió amb contrasenya o bloquegeu l’entrada de més participants.

Acta de la reunió

Un altre suggeriment es refereix a la redacció d’un document resum de la reunió, la qual es fa habitualment quan són presencials, això és, l’acta. Farà el paper de recordatori d’allò que s’ha parlat i a més servirà per a tota aquella persona que per diferents motius no haja pogut assistir a la reunió, o bé no haja escoltat correctament, dificultats durant la videoconferència, etc.

En cas de problemes…

Malgrat que hem pogut seguir totes aquestes recomanacions, ningú està lliure de l’aleatorietat. Si eres assistent a la reunió i experimentes problemes, per favor, no interrompes la reunió, fes el següent:

  1. Intenta tindre la millor connexió possible a Internet. Recomane connexió de fibra óptica a Internet. Connectat amb PC i cable de xarxa, sempre que pugues. Si és sense fils, el més prop de l’encaminador, i si aquest és el de la teua companyia proveïdora, posa’t un altre de millor qualitat que suporte protocols d’alta velocitat (5G) i oferisca una bona cobertura. Evita les connexions simultànies que consumeixen ample de banda alt, per exemple, no utilitzeu Netflix al mateix temps o pareu les descàrregues de fitxers.
  2. Preocupa’t per conéixer el programari. És important que conegues almenys el funcionament bàsic de l’eina de videoconferència, i s’entén com a tal el mínim necessari per a poder participar sense haver d’anar preguntant a la resta amb presses i corregudes. Com més la domines, millor per a tots.
  3. Realitza proves de connexió i funcionament abans del moment de la reunió i revisa les opcions que t’ofereix el programari. Informa’t i forma’t. Pregunta dubtes.
  4. Recarrega la connexió si notes que es talla, es congela la imatge, no sents la veu dels participants, etc. Per exemple, des de l’ordinador caldria polsar F5 o eixir i tornar a entrar a la reunió.
  5. Valora l’opció d’utilitzar el telèfon. Si pel motiu que siga es talla la teua connexió o no és possible atendre la videoconferència per Internet, o tens dificultats amb el desenvolupament d’aquesta, utilitza aquesta alternativa.
  6. Comunica la teua incidència a la persona tècnica o a la persona que es determine, per tal de rebre suport o, almenys, deixar constància de les teues dificultats. Aquesta seria la darrera opció.

"edutictac.es